- Γράφει η Μαρία Μόσχου
Ένα ακόμα σημαντικό έργο του Ταμείου Ανάκαμψης προκηρύχθηκε από την ΚτΠ. Πρόκειται για το έργο που αφορά στην ψηφιοποίηση μέρους του αρχείου του υπουργείου Ναυτιλίας με προϋπολογισμό πάνω έξι εκατομμύρια ευρώ χωρίς ΦΠΑ.
Στο πλαίσιο της ψηφιοποίησης του κράτους και με σκοπό να μειωθούν οι κούτες και η χαρτούρα που στοιβάζεται σε υπουργεία και δημόσιες επιχειρήσεις η Κοινωνία της Πληροφορίας προχώρησε στην προκήρυξη του έργου «Ψηφιοποίηση Αρχείου Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής».
Το έργο το οποίο έχει ενταχθεί στο Ταμείο Ανάκαμψης έχει καταληκτική ημερομηνία στις 14 Φεβρουαρίου 2023.
To αντικείμενο του έργου
To αντικείμενο του έργου αφορά στην ψηφιοποίηση μέρους του αρχείου του Υπουργείου Ναυτιλίας & Νησιωτικής Πολιτικής (Υ.ΝΑ.Ν.Π) & παροχή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων για τα ψηφιοποιημένα αρχεία.
Οι Διευθύνσεις των οποίων τα αρχεία θα ψηφιοποιηθούν είναι: Διεύθυνση Ποντοπόρου Ναυτιλίας (Δ.Π.Ν.) & συγκεκριμένα τα τμήματα που αφορούν την εποπτεία των νηολογίων του κεντρικού Λιμεναρχείου του Πειραιά, τα Μητρώα Πλοίων & τα Μητρώα Ναυτικών Εταιρειών & Αλλοδαπών Ναυτιλιακών Εταιρειών & η Διεύθυνση Εκπαίδευσης Ναυτικών (Δ.Ε.Κ.Ν.) & συγκεκριμένα το τμήμα Αποδεικτικών Ναυτικής Ικανότητας.
Το σύνολο των σελίδων που θα ψηφιοποιηθούν ανέρχεται περίπου σε 8.431.174 σελίδες και η εκτιμώμενη συνολική αξία χωρίς ΦΠΑ θα ανέλθει σε 6 250 580.35 ευρώ.
Αντικείμενο του έργου αποτελεί:
- Η ψηφιοποίηση αρχείων του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής και πιο συγκεκριμένα τα αρχεία:
o Της Διεύθυνσης Ποντοπόρου Ναυτιλίας και πιο συγκεκριμένα το αρχείο των νηολογίων του Κεντρικού Λιμεναρχείου Πειραιά, του τμήματος Μητρώων Πλοίων και του τμήματος Μητρώων Ναυτικών και Ναυτιλιακών Εταιρειών,
o Της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης Ναυτικών του Κλάδου Β, του τμήματος Αποδεικτικών Ναυτικής Ικανότητας.
- Η προμήθεια, εγκατάσταση και παραμετροποίηση συστήματος διαχείρισης του ψηφιοποιημένου αρχείου.
- Η παροχή λοιπών υπηρεσιών: ελέγχου, διαχωρισμού, καταλογογράφησης, κατηγοριοποίησης, καταχώρησης, καταστροφής και εγκιβωτισμού και μεταφοράς όπου χρειαστεί του φυσικού αρχείου, καθώς και λοιπές υπηρεσίες ψηφιακής διαχείρισης αρχείου που έχει ψηφιοποιεί, όπως ενδεικτικά διαχωρισμός ψηφιακών εγγράφων, αυτόματο indexing εγγράφων, άντληση δεδομένων από έγραφα.
Διεύθυνση Ποντοπόρου Ναυτιλίας
Η Διεύθυνση κρατάει αρχείο Νηολογίων κατά κανόνα σε κάθε Λιμεναρχείο της χώρας. Το αρχείο αυτό αποτελείται από δύο κατηγορίες: τα νηολόγια, ή αλλιώς τις μερίδες και τους φακέλους. Τα νηολόγια περιλαμβάνουν μεγάλου όγκου πανόδετα βιβλία, κατά κύριο λόγο 200 σελίδων, στα οποία υπάρχουν εγγραφές με πληροφορίες σχετικές με την νηολόγηση των πλοίων στα αντίστοιχα λιμάνια. Ιδιαιτέρως στο κεντρικό Λιμεναρχείο Πειραιά του οποίου τα αρχεία είναι προς ψηφιοποίηση, τα νηολόγια αποτελούν μεγάλο όγκο αρχείου ο οποίος εκτιμάται περίπου στα 251 βιβλία. Πιο συγκεκριμένα, 60 βιβλία νηολογίων αναφέρονται σε πλοία Β Κλάσης, ενώ κρατούνται 70 νηολόγια υποθηκολογίων πλοίων Β κλάσης. Ακόμα, 52 βιβλία νηολογίων αναφέρονται σε πλοία Α Κλάσης και 21 σε βιβλία υποθηκολογίων για πλοία Α κλάσης. Επιπρόσθετα, κρατούνται 48 βιβλία Πλοιαρίων και Φορτηγίδων πλοίων. Τα μεγέθη των νηολογίων είναι διαστάσεων Α2 σελίδας.
Το αρχείο περιλαμβάνει, επίσης, πολύ μεγάλο όγκο από φακέλους με έγγραφα που συνοδεύουν τις εγγραφές των πλοίων που υπάρχουν στα βιβλία νηολογίων. Υπολογίζεται πως ποσοστό ανώτερο του 90% του συνολικού όγκου του αρχείου της Διεύθυνσης περιλαμβάνει φακέλους. Τα εμπεριεχόμενα στους φακέλους έγγραφα αποτελούν σχεδόν αποκλειστικά σελίδες Α4. Κάθε φάκελος περιέχει από 10 έως 400 σελίδες, με πολύ μεγάλο αριθμό φακέλων να περιέχουν πάνω από 250 σελίδες. Λόγω της παλαιότητας πολλών από τα έγγραφα, έχει σημειωθεί η ύπαρξη ριζόχαρτων σε πολλούς από τους φακέλους, των οποίων η ποιότητα μπορεί να τα κάνει πιο επιρρεπή σε φθορές.
Η Ψηφιοποίηση περιλαμβάνει τόσο την σάρωση των βιβλίων Νηολογίου όσο και την καταχώρηση των στοιχείων τους, ώστε να δημιουργηθεί ένα επίσημο ψηφιακό αντίγραφο το οποίο θα μπορεί να χρησιμοποιείται εφεξής για την διενέργεια έρευνας των στοιχείων Νηολογίου και διεκπεραίωσης εργασιών από την Λιμενική Αρχή του Πειραιά αλλά και την Διεύθυνση Ποντοπόρου Ναυτιλίας.
Για το συγκεκριμένο έργο, θα πραγματοποιηθεί ψηφιοποίηση των νηολογίων στο Λιμεναρχείο του Πειραιά, το οποίο υπολογίζεται να διαθέτει 2.510.301 εικόνες (μεγέθους Α3-Α4-Α5) και 50.200 σελίδες βιβλίων (μεγέθους Α2).
Διεύθυνση Εκπαίδευσης Ναυτικών
Ο κύριος όγκος του αρχείου του τμήματος Αποδεικτικών Ναυτικής Ικανότητας βρίσκεται στο κτίριο του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής της οδού Β’ Μεραρχίας. Το αρχείο αποτελείται από φάκελους Ναυτικών, ο κάθε ένας μικρός σε μέγεθος, οι οποίοι περιέχουν έγγραφα σχετικά με τα προσόντα και τα πτυχία του προσωπικού. Υπάρχουν κατηγορίες στις οποίες εμπίπτουν οι φάκελοι, σύμφωνα με το περιεχόμενό τους. Αυτές είναι ενδεικτικά: Πλοίαρχοι, Μηχανικοί, Κατώτερα Πληρώματα, Tanker safety, SSO, Endorsement, Πιστοποιητικά Ταχυπλόων ειδικού τύπου. Κάθε φάκελος είναι διαστάσεων Α4 ως επί το πλείστον, ενώ υπάρχει όγκος εγγράφων διαστάσεων Α2. Κατά μέσο όρο, κάθε φάκελος περιέχει 15 έγγραφα στο εσωτερικό του.
Η Ψηφιοποίηση περιλαμβάνει τόσο την σάρωση των Φάκελοι Ναυτικών όσο και την καταχώρηση των στοιχείων τους, ώστε να δημιουργηθεί ένα επίσημο ψηφιακό αντίγραφο το οποίο θα μπορεί να χρησιμοποιείτε από τις υπηρεσίες για την ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση αιτημάτων καθώς και την διευκόλυνση της ροής των εργασιών και την αποδοτικότητα της διεύθυνσης.
Το τμήμα Αποδεικτικών Ναυτικής Ικανότητας της της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης Ναυτικών έχει στην κατοχή της το φυσικό αρχείο Ατομικών Φακέλων Ναυτικών και η ονομασία του αρχείου είναι Α.Ν.Ι. (Αποδεικτικά Ναυτικής Ικανότητας). Υπολογίζεται ότι περιέχει 4.546.837 σελίδες Α3-Α4-Α5 και 407.000 σχέδια Α0-Α1-Α2, το σύνολο των οποίων αφορά 100.000 Έλληνες ναυτικούς και 50.000 Αλλοδαπούς και η χρονολογία των εγγράφων είναι από 05/10/2012 έως σήμερα.
Η ψηφιοποίηση θα γίνει είτε ανά αριθμό μητρώου ναυτικού είτε ανά αριθμό διπλώματος ο οποίος είναι μοναδικός και αναγράφεται έξω από τον φάκελο και η υπάρχουσα ταξινόμηση των φακέλων είναι ανά κατηγορία ναυτικού, οπού ένας φάκελος αφορά έναν ναυτικό. Θα χρειαστεί ενιαία ψηφιοποίηση αρχείων με την σειρά που ήδη βρίσκονται στον φάκελο, η οποία συνήθως είναι χρονολογική.
Σκοπός και Στόχοι της Σύμβασης.
Κύριος στόχος του έργου είναι ο εκσυγχρονισμός και βελτίωση των υπηρεσίων του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής με άμεσα ωφελούμενο πληθυσμό τους Ναυτικούς και το προσωπικό του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιώτικης πολιτικής που απασχολείται με τη διεκπεραίωση, έλεγχο και παρακολούθηση αιτημάτων αλλά και οι ναυτιλιακές εταιρείες και συνεργαζόμενες επιχειρήσεις, που θα μπορούν να αξιοποιούν τα αρχεία για την ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση αιτημάτων τους.
Αναμενόμενα Οφέλη
Η υλοποίηση του παρόντος έργου θα συμβάλλει καθοριστικά στον ανασχεδιασμό του τρόπου εσωτερικής οργάνωσης της εργασίας και στη βελτίωση της παραγωγικότητας του οργανισμού.
Ο ψηφιακός εκσυγχρονισμός του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής αναμένεται να βελτιώσει την εσωτερική οργάνωση και διενέργεια των εργασιών του Υπουργείου αλλά και να διευκολύνει τους άμεσα ενδιαφερόμενους, όπως για παράδειγμα τους ναυτικούς, τις ναυτιλιακές εταιρείες και τους συνεργαζόμενους επαγγελματίες στην εκτέλεση των αιτημάτων τους. Παράλληλα, αναμένεται να επιφέρει περαιτέρω μείωση της διακίνησης φυσικών εγγράφων εξοικονομώντας με αυτό τον τρόπο οικονομικούς και φυσικούς πόρους.