- Γράφει η Μαρία Μόσχου
Η αξιοποίηση των πιο σύχρονων τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνίας, προκειμένου να ανταποκριθούν με ταχύτητα, ασφάλεια και αξιοπιστία στις ανάγκες για ένα σύγχρονο περιβάλλον προσλήψεων που δρομολογεί ουσιαστικά την ψηφιακή μεταμόρφωση του ΑΣΕΠ, είναι το αντικείμενο του έργου που έθεσε σε δημόσια διαβούλευση η Κοινωνία της Πληροφορίας.
Η υλοποίηση του έργου «Λειτουργικός και Οργανωτικός Ανασχεδιασμός -Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα ΑΣΕΠ και σύγχρονο περιβάλλον προσλήψεων στον Δημόσιο Τομέα» θα ακολουθήσει τις βέλτιστες πρακτικές και τις καινοτόμες τεχνολογίες, με γνώμονα πάντα την απλοποίηση των διαδικασιών και την αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση πολιτών και φορέων, ώστε να υποστηρίξει τον ενισχυμένο ρόλο του ΑΣΕΠ στο σύγχρονο οικοσύστημα πληροφοριών.
Αναμόρφωση των διαδικασιών επιλογής προσωπικού στο δημόσιο τομέα
Με αφετηρία τον ν. 4765/2021, σχετικά με την αναμόρφωση των διαδικασιών επιλογής προσωπικού στο δημόσιο τομέα, τη σωρευμένη εμπειρία του ΑΣΕΠ αναφορικά με τα επιχειρησιακά προβλήματα διενέργειας διαδικασιών πρόσληψης για το ελληνικό δημόσιο αλλά και τη διαρκώς αυξανόμενη εμπλοκή του ΑΣΕΠ σε διάφορες λειτουργίες Ανθρωπίνου Δυναμικού του ελληνικού δημοσίου, το έργο αυτό εκκινεί από την αναγκαιότητα επανακαθορισμού της έννοιας της στελέχωσης ώστε να περικλείει όχι μόνον τις νέες προσλήψεις αλλά, επίσης, την κινητικότητα (ως εσωτερική αγορά εργασίας) και τις επιλογές προϊσταμένων και στοχεύει στην πλήρη ψηφιοποίηση των σχετικών διαδικασιών, από το στάδιο της αίτησης έως τα τελικά αποτελέσματα κάθε υποψηφίου και την ικανότητα του ΑΣΕΠ να διαχειρίζεται τα αποτελέσματα αυτά.
Η συνολική μέγιστη εκτιμώμενη αξία της σύμβασης, συμπεριλαμβανομένων και των δικαιωμάτων προαίρεσης, όπως αναφέρονται παραπάνω ανέρχεται στο ποσό των 10,54 εκατ. ευρώ.
Η διάρκεια της σύμβασης ορίζεται σε είκοσι τέσσερεις μήνες (24) μήνες από την υπογραφή της σχετικής σύμβασης συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας ελέγχου και παραλαβής παραδοτέων.
Αντικείμενο της Σύμβασης
Ο Ανάδοχος κατ’ ελάχιστον θα κληθεί να υλοποιήσει στο πλαίσιο του έργου:
- Υλοποίηση όλων των απαραίτητων ενεργειών για τη μετεγκατάσταση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων ΑΣΕΠ στο Κυβερνητικό Νέφος του Ελληνικού Δημόσιου Τομέα (G-Cloud) και την διασύνδεσή τους με τις υφιστάμενες υποδομές του ΑΣΕΠ
- Προμήθεια όλων των απαραίτητων αδειών που καλύπτουν όλες τις απαιτούμενες ενέργειες των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων ΑΣΕΠ και μετεγκατάσταση στο G-Cloud
- Ανάπτυξη νέων εφαρμογών/ βελτιστοποίηση υφιστάμενων / λειτουργικότητες
- Υλοποίηση όλων των απαραίτητων ενεργειών/ προμήθεια λογισμικών & εξοπλισμού προκειμένου να καταστεί πλήρως δυνατή η εξ αποστάσεως εργασία των εργαζομένων του ΑΣΕΠ
- Αναβάθμιση διαδικασιών και επιπέδου ασφάλειας, με δημιουργία και εφαρμογή νέας Πολιτικής Ασφάλειας σε συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ, σύμφωνα με τα πρότυπα της οικογένειας ISO 27000 (27001, 27701, 27017 κλπ),
- Υλοποίηση νέων και ολοκληρωμένων υπηρεσιών διαλειτουργικότητας
- Υπηρεσίες Εκπαίδευσης / Σχεδιασμός προγραμμάτων κατάρτισης του ανθρώπινου δυναμικού του ΑΣΕΠ για την εφαρμογή του νέου συστήματος
- Μελέτες Αποτύπωσης Υφιστάμενων Διαδικασιών και Οργανωτικού Ανασχεδιασμού Διαδικασιών (BPR)
Νέες διαδικασίες αξιολόγησης προσωπικού
- Κύριος στόχος είναι τη διαμόρφωση νέων διαδικασιών αξιολόγησης του προσωπικού για την υλοποίηση νέων προσλήψεων μέσω:
- της αποτύπωσης, μοντελοποίησης και αξιολόγησης των υφιστάμενων διαδικασιών πρόσληψης, κινητικότητας και επιλογής προϊσταμένων του ΑΣΕΠ βάσει των νόμων 4765/2021 και 4940/2022
- της απλούστευσης και προτυποποίησης των διαδικασιών με βάση τα αποτελέσματα των Μελετών Αποτύπωσης και Οργανωτικού Ανασχεδιασμού (Business Process Reengineering)
- του προσδιορισμού των απαραίτητων τροποποιήσεων του κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας του ΑΣΕΠ
- του σχεδιασμού νέων διαδικασιών πρόσληψης, κινητικότητας και επιλογής προϊσταμένων βασισμένων σε νέες τεχνολογίες (e-assessment centers)
- Σχεδιασμός και ανάπτυξη του Μητρώου Υποψήφιων Δημοσίων Υπαλλήλων (ΜΥΔΥ), το οποίο θα διασυνδέεται με τα λοιπά υποσυστήματα του ΑΣΕΠ και παράλληλα θα προβλέπεται διασύνδεση με τα λοιπά βασικά μητρώα / ΠΣ που αφορούν σε λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού του Ελληνικού Δημοσίου.
- e- Assessment Centres του ΑΣΕΠ. Περιλαμβάνεται η πλήρης τεχνοοικονομική μελέτη αναφορικά με τις απαραίτητες κτηριακές προϋποθέσεις και υποδομές που πρέπει να πληροί ο φυσικός ή οι φυσικοί χώροι που θα χρησιμοποιηθούν ως εξεταστικά κέντρα διενέργειας των τεστ δεξιοτήτων του ΑΣΕΠ. Το μοντέλο που θα υιοθετήσει το ΑΣΕΠ συνοπτικά κατανέμεται στα ακόλουθα στάδια:
- Εγγραφή στην εξέταση
- Προετοιμασία για την εξέταση
- Έλεγχος ταυτοπροσωπίας
- Διενέργεια της εξέτασης
- Προβολή αποτελεσμάτων της εξέτασης
- Βελτιστοποίηση επιλεγμένων εφαρμογών, βάσει των αποτελεσμάτων / προδιαγραφών του λειτουργικού και οργανωτικού ανασχεδιασμού του ΑΣΕΠ
Υλοποίηση 2 πιλοτικών blockchain για βελτίωση της λειτουργίας του ΑΣΕΠ
o Πιλοτικό 1: αξιοποίηση της τεχνολογίας blockchain στα πλαίσια μιας πιλοτικής εφαρμογής (Proof of Concept -PoC) ώστε να επιτευχθεί η καταγραφή των εκπαιδευτικών προσόντων και πιστοποιητικών σε ένα αμετάβλητο βιβλίο (ή κατάστιχο) «συναλλαγών» (distributed ledger), επιτρέποντας διαμοιρασμό και έλεγχο, των σχετικών πιστοποιητικών ανάμεσα στους υποψηφίους, τις αρχές έκδοσης ακαδημαϊκών τίτλων και πιστοποιήσεων, το ΑΣΕΠ και φορείς της δημόσιας διοίκησης.
o Πιλοτικό 2: αξιοποίηση της τεχνολογίας blockchain στα πλαίσια μιας πιλοτικής εφαρμογής που θα καλύπτει διάφορα σενάρια χρήσης που συνδέονται με την έκδοση και χρήση αποτελεσμάτων διαγωνισμών ΑΣΕΠ αλλά και εξετάσεων για εισαγωγή στο Δημόσιο Τομέα. Στόχος είναι η υλοποίηση ενός μοντέλου εμπιστοσύνης, διαφάνειας και αποδοτικότητας στην επικοινωνία μεταξύ των πολιτών και των οργανισμών που συμμετέχουν στην διαχείριση, έκδοση και χρήση αποτελεσμάτων οποιουδήποτε τύπου.
- Ανάπτυξη οριζόντων υπηρεσιών του ΑΣΕΠ (ενδεικτικά π.χ. εικονική υποβοήθηση/ εξυπηρέτηση χρηστών), βάσει των αποτελεσμάτων / προδιαγραφών του λειτουργικού και οργανωτικού ανασχεδιασμού του ΑΣΕΠ. Σκοπός της εικονικής υποβοήθησης είναι η εξυπηρέτηση των πολιτών μέσω αυτόματου εξειδικευμένου εικονικού βοηθού (chatbot) που θα παρέχει την δυνατότητα αλληλεπίδρασης με την πλατφόρμα. Το chatbot θα βοηθά, επί της ουσίας, το χρήστη στην πλοήγηση της ιστοσελίδας, καθώς και στην άμεση παροχή πληροφόρησης στους συναλλασσόμενούς μέσω συγκεκριμένων ερωταπαντήσεων (F.A.Q.s).
Θα είναι ενσωματωμένο σε φυλλομετρητή (π.χ. διαδικτυακή πύλη εξυπηρέτησης, διαδικτυακή πύλη υποβολής αιτήματος) ενώ ο σχεδιασμός του θα πρέπει να γίνει σε περιβάλλον προσαρμοστικής σχεδίασης (responsive design), ώστε να είναι προσβάσιμο και πλήρως λειτουργικό από έξυπνες συσκευές (κινητά τηλέφωνα, tablets).
Σκοπός και Στόχοι της Σύμβασης
Επιμέρους στόχοι του έργου είναι:
- Ο ψηφιακός μετασχηματισμός και η αναβάθμιση του ΑΣΕΠ με σύγχρονες και καινοτόμες τεχνολογίες πληροφορικής με αποτέλεσμα τη βελτίωση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητάς του, ώστε να παρέχεται ένα σύγχρονο περιβάλλον για προσλήψεις στο δημόσιο τομέα.
- Η υποστήριξη του ΑΣΕΠ ώστε να σχεδιάσει και να αναμορφώσει τις διαδικασίες του σύμφωνα με τις προτεραιότητές του, λαμβάνοντας υπόψη τις αρχικές συνθήκες και τις αναμενόμενες κοινωνικοοικονομικές επιπτώσεις.
- Η υποστήριξη του ΑΣΕΠ ώστε να καθορίσει και να εφαρμόσει κατάλληλες διαδικασίες και μεθοδολογίες λαμβάνοντας υπόψη τις καλές πρακτικές και τα διδάγματα που αντλήθηκαν από άλλες χώρες για την αντιμετώπιση παρόμοιων καταστάσεων.
- Η μείωση του λειτουργικού κόστους του ΑΣΕΠ.
- Η υποστήριξη του ΑΣΕΠ ώστε να ενισχυθεί η αποδοτικότητα και η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, μεταξύ άλλων, με την ενίσχυση των επαγγελματικών γνώσεων και δεξιοτήτων και τον καθορισμό σαφών ευθυνών
Αναμενόμενα Οφέλη
Η υλοποίηση του παρόντος έργου θα συμβάλλει καθοριστικά στον ανασχεδιασμό του τρόπου εσωτερικής οργάνωσης της εργασίας και στη βελτίωση της παραγωγικότητας του οργανισμού. Στο εσωτερικό περιβάλλον του έργου, τα οφέλη θα γίνουν ορατά από τους άμεσα εμπλεκόμενους και περιλαμβάνουν τα παρακάτω:
- την απλοποίηση των διαδικασιών
- την εξοικονόμηση χρόνου
- την αποφυγή απώλειας εγγράφων
- την εξοικονόμηση ανθρωποωρών για την υλοποίηση των απαιτούμενων διαδικασιών
Παράλληλα, τα οφέλη από την υλοποίηση του έργου κυρίως τους τελικούς ωφελούμενους και συγκεκριμένα τους αρμόδιους φορείς του Δημοσίου:
- τη διαλειτουργικότητα των συστημάτων και την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών,
- την παροχή ποιοτικότερων υπηρεσιών υψηλής προστιθέμενης αξίας,
- τη μείωση του χρόνου περαίωσης των αιτημάτων,
- την έγκυρη ενημέρωση και τη μείωση πιθανοτήτων λάθους,
- τη μείωση του διοικητικού κόστους,
- τη μείωση των συναλλαγών ανά αποτέλεσμα,
- τη μείωση των χρόνων απόκρισης και την αυτοματοποίηση των διαδικασιών,
- τη διαφάνεια και αξιοπιστία.
Ο ψηφιακός εκσυγχρονισμός του Α.Σ.Ε.Π αναμένεται να βελτιώσει την εσωτερική οργάνωση και διενέργεια των εργασιών του αλλά και να διευκολύνει τους άμεσα ενδιαφερόμενους, όπως για παράδειγμα εκτέλεση των αιτημάτων τους και των διαδικασιών πρόσληψης. Παράλληλα, αναμένεται να επιφέρει περαιτέρω μείωση της διακίνησης φυσικών εγγράφων εξοικονομώντας με αυτό τον τρόπο οικονομικούς και φυσικούς πόρους.
